Quản lý kho thuốc là công việc quan trọng đối với người quản lý tại nhà thuốc. Giá trị kho thuốc chính là tài sản lớn nhất của nhà thuốc. Việc quản lý tốt các hoạt động tại kho thuốc sẽ trợ giúp đắc lực trong việc hỗ trợ phát triển kinh doanh tại nhà thuốc. Tại kho, bạn cần giám sát các chỉ tiêu quan trọng sau.
Tổng giá trị tồn kho: cho bạn biết giá trị và quy mô về danh mục đầu tư của bạn. Vì số lượng mặt hàng thuốc trên thị trường quá lớn, không một nhà thuốc nào có đủ hết. Nên bạn chỉ có thể đầu tư được danh mục thuốc cơ bản cộng với những mặt hàng đặc thù ở khu vực bạn đang kinh doanh. Việc kiểm soát giá trị tồn kho giúp bạn đặt ra giới hạn đầu tư cho danh mục kinh doanh và tập trung vào những mặt hàng thiết yếu và mặt hàng kinh doanh hiệu quả.
Phần mềm của WEB NHÀ THUỐC giúp bạn theo dõi nhanh tróng toàn bộ kho thuốc hoặc theo nhóm thuốc hoặc theo mặt hàng thuốc cụ thể.
Chỉ với một báo cáo duy nhất, bạn có thể xem tổng hợp và chi tiết cho tất cả các loại thuốc trong khoảng thời gian mà bạn mong muốn: tồn đầu kỳ, nhập xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ. Báo cáo rất thuận lợi cho bạn trong việc phân tích và ra quyết định liên quan đến việc nhập hàng hóa.
Vòng quay hàng tồn kho: được tinh bằng doanh thu tháng chia cho tổng giá trị tồn kho. Chỉ số này cho biết tốc độ luân chuyển trung bình hàng hóa của bạn trong kho, được tính theo tháng. Giá trị hợp lý và chấp nhận được là 1:3. Đây là một chỉ số quan trọng cho bạn biết bạn nên dự trù bao nhiêu hàng thì phù hợp với năng lực bán hàng của nhà thuốc. Việc dự trù quá nhiều sẽ dẫn tới đọng vốn và làm thất thoát thuốc vì quá hạn thuốc do không bán được.
Phần mềm của WEB NHÀ THUỐC giúp bạn theo doanh thu và lợi nhuận của từng loại mặt hàng bạn mong muốn. Trên cơ sở này, bạn dễ dàng tính toán được vòng quay hàng tồn kho để ra được quyết định chính xác cho từng loại mặt hàng: hàng phổ thông, hàng tư vấn, hàng bù lỗ vv…
Chỉ với một báo cáo duy nhất, bạn có thể xem tổng hợp và chi tiết cho từng loại thuốc trong khoảng thời gian mà bạn mong muốn: tổng số lượng bán, tổng tiền bán, tổng lợi nhuận.
Hạn dùng của thuốc: thuốc quá hạn buộc bạn phải hủy bỏ điều này gây ra lãng phí cho nhà thuốc. Bạn nên có một chiến lược quản lý hạn để tránh thất thoát không cần thiết. Hạn dùng thuốc có những đặc điểm sau: hầu hết các mặt hàng tại nhà thuốc có số lượng < 5 đơn vị (chỉ có một số ít > 5 nhưng thường là có hạn dài), hàng hóa thường luân chuyển nhanh, khi nhập hàng mới thường có hạn dài, tối thiểu là trên 1 năm. Bởi vậy, chỉ có một số ít các mặt hàng trên tổng số mặt hàng có nhu cầu quản lý hạn (< 5%). Đối với công việc quản lý hạn dùng của thuốc tại kho, bạn nên sắp xếp hạn dùng cũ ra trước, hạn dùng mới vào bên trong để bán lần lượt và tránh thuốc hết hạn. Bạn cũng nên ghi chép hoặc sử dụng hệ thống (phần mềm) để theo dõi hạn của những mặt hàng nhạy cảm để nhận diện hàng hóa nào cần được đẩy sớm.
Phần mềm của WEB NHÀ THUỐC giúp bạn theo hạn của từng loại thuốc theo chiến lược như đã phân tích ở trên. Đối với những mặt hàng xác định cần thiếtphải quản lý hạn, phần mềm cho phép bạn nhập trực tiếp hạn dùng cho từng loại thuốc này. Đối với những mặt hàng ít giao dịch và có nguy cơ hết hạn, phần mềm cho phép xác định một chiến lược để quản lý các mặt hàng này.
Kiểm kê hàng tồn kho: đây là một nghiệp vụ quan trọng tại kho thuốc. Việc kiểm kê định kỳ (3 tháng/lần hoặc 6 tháng/lần) giúp bạn lắm bắt số liệu thực tế và tránh những thất thoát không cần thiết về hàng hóa. Số liệu kiểm kê cũng sẽ là căn cứ quan trọng để bạn giám sát các hoạt động nhập hàng và xuất bán tại nhà thuốc cũng như có biện pháp sử lý ngay nếu xảy ra sai phạm. Một số yêu cầu cho nghiệp vụ kiểm kê hàng đối với hoạt động đặc thù tại nhà thuốc: trong quá trình kiểm kê, nhà thuốc không thể dừng bán hàng; việc đối chiếu hàng hóa thực tế với sổ sách là rất khó khăn nếu không có công cụ hỗ trợ (phần mềm); thời gian kiểm kê thường phải kéo dài vì danh mục hàng lên tới trên 1.500 mặt hàng. Chính vì những đặc thù này nên hầu hết các nhà thuốc không thể thực hiện được nghiệp vụ kiểm kê theo định kỳ nếu không có phần mềm hỗ trợ.
Phần mềm của WEB NHÀ THUỐC giúp bạn kiểm kê hàng hóa theo đúng đặc thù của nhà thuốc:
- Hỗ trợ kiểm kê mà không dừng bán hàng.
- Chia công việc kiểm kê ra thành nhiều ngày mà không ảnh hưởng gì tới kết quả kiểm kê.
- Việc kiểm hàng hóa với phần mềm của WEB NHÀ THUỐC là rất đơn giản. Bạn chỉ việc kiểm đếm mặt hàng và nhập vào phiếu kiểm kê. Còn lại phần mềm sẽ trợ giúp bạn mọi việc để đảm bảo cân đối số lượng giữa hệ thống và kho thực của bạn.
Trong bài viết tới, chúng tôi sẽ viết sâu về nghiệp vụ này được ứng dụng trong phần mềm như thế nào.
WEB NHÀ THUỐC
