Sau nhiều ngày lỗ lực hiện thực hóa, nhà thuốc của tôi đã chính thức đi vào hoạt động. Nhưng kéo theo đó là hàng loạt những việc phải làm khiến tôi tất bật cả ngày.
Về mặt tổ chức
Tôi thực hiện theo hướng đơn giản và giống như các nhà thuốc khác:
– Thời gian làm việc từ 7h – 21h.
– Nhân viên bán hàng chỉ phụ trách bán hàng và ghi chép hàng bán đầy đủ vào sổ bán hàng, phần nhập hàng hóa và giấy tờ do tôi phụ trách.
– Cuối mỗi buổi bán hàng, nhân viên bán hàng phải tổng hợp sổ sách và hàng hóa bán ra. Kiểm tra tiền xem có sai sót gì và xử lý luôn ngày hôm đó.
– Lương nhân viên được tôi thanh toán vào mùng 5 hàng tháng.
– Chồng tôi đã giúp đỡ tôi cài đặt phần mềm quản lý nhà thuốc và hỗ trợ tôi vận hành nó. Nhờ vậy, tôi lắm được mọi hoạt động kinh doanh nhà thuốc rất rõ từ tồn kho hàng hóa, doanh thu ngày, lợi nhuận ngày, chi phí hàng tháng vv…
Về danh mục hàng
Tôi đã xin bạn bè (những người đã mở nhà thuốc) danh mục mà họ sẵn có. Trên cơ sở đó tôi phân loại hàng hóa thành hàng phổ thông và hàng tư vấn. Hàng phổ thông là hàng được sử dụng phổ biến và rộng rãi, tôi bắt buộc phải nhập để đáp ứng ngay. Hàng tư vấn là những hàng cần có sự tư vấn về tính năng và cách sử dụng, thì tôi căn cứ theo các chương trình hỗ trợ từ các hãng và những hàng bổ trợ cho hàng phổ thông để nhập. Tôi có gắng hoàn thiện nhanh danh mục hàng để phục vụ tốt nhất cư dân trong khu vực bằng cách nhận các đơn đặt hàng hàng hóa mới, yêu cầu nhân viên bán hàng ghi lại những hàng hóa khách hỏi mua nhưng cửa hàng hiện chưa bán. Sau hai tháng, danh mục hàng của nhà thuốc đã đạt hơn 1.500 mặt hàng và đáp ứng được nhu cầu cơ bản của khác hàng. Điều quan trọng, tôi luôn có gắng học hỏi kinh nghiệm hàng hóa từ bạn bè và phản hồi từ khách hàng.
Về nguồn hàng
Tôi tích cực tìm kiếm nguồn hàng qua trình dược viên để có được nhiều hàng mới và nhận được các chương trình hỗ trợ. Tôi đặt mối quan hệ với một số quầy trên chợ sỉ để có thể lấy được nguồn hàng chất lượng. Ngay sau ngày đi vào hoạt động, tôi đã đăng ký mã (code) với Zuellig, Diethelm, Mega … để có thể đặt hàng trực tiếp và biết được các chương trình khuyến mãi lớn từ các hãng này. Tôi cố gắng đảm bảo tỉ lệ lấy hàng từ các nguồn hợp lý, để không bị lệ thuộc vào bên nào và có giá tốt nhất cho nhà thuốc.
Với ngân sách cho tiền thuốc lên tới 150tr, tôi phải rất cố gắng để tìm được những hàng hóa phù hợp với nhu cầu khách hàng của mình. Trong khoảng 1 tháng đầu, tôi vẫn chưa thể tiêu hết 100tr tiền thuốc và hầu hết trình dược tìm đến nhà thuốc đều có đơn của nhà thuốc. Trong khoảng thời gian này, tôi đã thiết lập được đầu mối của hơn 70 nhà cung cấp thông qua trình dược viên. Nên hàng ngày các cuộc điện thoại để xử lý về hàng hóa, chương trình khuyến mãi, hướng dẫn giao hàng cũng làm tôi mệt mỏi và quá tải.
Về nhân viên
Hiền tốt nghiệp cao đẳng dược Hải Dương (Ngôi trường, tôi nghĩ là có chất lượng đào tạo tốt.), có hơn năm kinh nghiệm đứng quầy (trải qua 2 nhà thuốc). Thời gian đâu, Hiền thực sự đã giúp đỡ tôi nhiều việc khác ngoài chuyên môn và phối hợp với tôi rất tốt. Tôi đánh giá rất cao năng lực của Hiền. Tỉ suất lợi nhuận mà Hiền bán theo tháng rất tốt luôn trên 15%. Đây thực sự là con số không tồi đối với nhà thuốc mới mở. Tôi cũng thấy may mắn và mừng vì có một nhân viên ưng ý. Mặc dù, Hiền được tôi thuê đứng bán cả ngày (2 ca) nhưng tôi vẫn giành nhiều thời gian ở nhà thuốc: một phần để hoàn thành việc quản lý nhà thuốc, một phần để giúp đỡ Hiền mỗi khi khách đông. Đây có lẽ là một sai lầm của tôi khi thuê một nhân viên bán 2 ca liên tục. Vì một người rất khó có thể bán liên tục 2 ca, ngày này qua ngày khác.
Ba tháng đầu tiên là khoảng thời gian tất bật cho việc tổ chức hoạt động nhà thuốc và cạnh tranh bằng giá với các nhà thuốc khác trong khu vực. Thời gian này, tôi phải ở nhà thuốc từ 9h sáng tới 9h và luôn chân luôn tay với việc gọi hàng, nhập hàng, thiết lập quy trình hoạt động tại nhà thuốc, làm sổ sách, vào số liệu máy tính, điều chỉnh giá cả hàng hóa theo thực tế để có tính cạnh tranh, tổng kết tiền hàng cuối ngày. Do chưa có quy trình nên rất nhiều sai sót xảy ra: nhầm lẫn dẫn tới thừa hoặc thiếu hàng hóa nhập vào, nhầm lẫn giá cả hàng, số liệu máy tính và sổ sách không khớp nhau, xử lý những thắc mắc của khách hàng vv…
Về doanh thu, ngày khai trương tôi bán được 521K và chủ yếu do bạn bè ghé đến mua. Những ngày sau đó, doanh thu khởi sắc hơn chút: ngày thứ 2 bán được 1,002tr, ngày thứ 3 là 1,105tr, vv… Tính cả tháng bán được doanh thu 40tr, lợi nhuận trung bình 271K/ngày, với tỷ suất lợi nhuận chưa đến 13%/tháng. Tháng thứ 2, nhà thuốc bán tốt hơn hẳn tháng trước với doanh thu 83tr/tháng, lợi nhuận trung bình 489K/ngày, tỷ suất lợi nhuận trung bình trên 16%. Tháng thứ 3, nhà thuốc bán được 115tr, lợi nhuận ngày 600K, tỉ suất lợi nhuận trung bình trên 16% và đã tiệm cận mức điểm hòa vốn. Trong thời gian này, khách hàng khen ngợi nhà thuốc của tôi tư vấn tốt, nhân viên tươi cười, nhiệt tình. Mọi việc có vẻ như đang đi theo hướng tích cực và tốt đẹp.
Trong tháng thứ 4, tôi có tin mang bầu và ít có thời gian ở nhà thuốc (vì khá mệt trong mấy tháng đầu mang thai). Tôi đã tuyển thêm một nhân viên học việc tên là Hà để trợ giúp Hiền bán hàng. Tuy nhiên, Hà chỉ là nhân viên giúp việc nên em học là chủ yếu, còn hỗ trợ cho Hiền rất ít. Nên mọi việc bán hàng vẫn phụ thuộc vào mình Hiền. Mọi thứ bắt đầu chệch choạc: thời gian nấu ăn tại nhà thuốc không theo quy định nữa, Hiền thường xuyên bỏ quầy ra ngoài, cho người lạ vào quầy, vv… Những điều này làm tôi rất khó chịu. Tôi đã nhẹ nhàng nhắc nhở nhưng mọi việc không được cải thiện. Sau đó, Hiền xin nghỉ để lấy chồng. Tôi bị đặt vào thế khó là nhân viên cứng xin nghỉ. Điều này gây ra khủng hoảng nhỏ tại nhà thuốc là doanh thu tháng thứ 4 sụt giảm ngay xuống còn 92tr, lợi nhuận ngày 417K, với tỷ suất lợi nhuận trung bình dưới 15%. Để giải quyết tình huống này, tôi phải tuyển dụng ngay một em có kinh nghiệm bán hàng tên là Thúy. Thời gian này, tôi phải đứng quầy nhiều hơn để chuyển giao cho cả em bán hàng mới và đào tạo em học việc. Thời gian này, tôi thường xuyên ở nhà thuốc đến tận 22h vì phát sinh nhiều việc không tên.
Tôi cũng tổ chức lại nhà thuốc để đi vào quy củ hơn như: ban hành nội quy nhà thuốc với những quy chế rõ ràng về những việc nên và không nên tại nhà thuốc và có quy định phạt nếu vi phạm, thời gian làm được quy định lại là từ 7h đến 21h30 chi làm 2 ca (ca sáng từ 7h đến 15h, ca tối từ 14h30 đến 21h30), đầu tư lò vi sóng để các em có thể mang cơm thay vì nấu nướng tại nhà thuốc, cải cách quy chế lương và thưởng để khuyến khích các em nhiều hơn (hỗ trợ ca tối 500K, thưởng theo lợi nhuận, thưởng theo hàng tư vấn). Mọi việc cũng dần đi vào ổn định về doanh thu, nhưng lợi nhuận thì vẫn giảm vì các em còn yếu kỹ năng tư vấn.
Sau 5 tháng mở nhà thuốc tôi ngồi tính lại: “…Hai vợ chồng bỏ công sức vào đó mỗi tháng lợi nhuận bình quân được chục triệu đồng chưa trừ chi phí thuê nhà, chứng chỉ hành nghề, tiền vốn của mình bỏ ra. Nhưng số tiền lợi nhuận đó lại được đổ ngay vào hàng hóa nhà thuốc để đáp ứng nhu cầu về thuốc của khách hàng. Không làm gì hết, chỉ cho thuê cả cái kiốt 40m2 và chứng chỉ hành nghề cũng thu được hơn bằng ấy, mà còn là tiền tươi và khỏi bận tâm.”. Làm nhà thuốc bao giờ thì giàu? Câu hỏi này nghe thì đơn giản. Nhưng chỉ khi đứng làm chủ một nhà thuốc mới thấy trả lời câu hỏi đó không dễ chút nào.
WEB NHÀ THUỐC
