Câu chuyện về mục đích sử dụng phần mềm
Trong quá trình trao đổi trực tiếp với các nhà thuốc, chúng tôi nhận thấy rằng: các nhà thuốc có ý định sử dụng phần mềm đến từ nhiều mục đích khác nhau, cụ thể như sau:
– Thấy nhà thuốc khác sử dụng phần mềm thật chuyên nghiệp và hiện đại nên cũng muốn sử dụng.
– Muốn đỡ phải tính toán tiền hàng và biết ngay lợi nhuận hàng ngày.
– Muốn theo dõi hạn sử dụng để giảm thiểu hàng quá hạn.
– Muốn nhàn vì phần mềm sẽ thay mình làm hầu hết mọi việc.
– Muốn tái thẩm định nhà thuốc bằng phần mềm để đỡ phải chuẩn bị sổ sách, giấy tờ.
– Vv…
Tất những mong muốn liệt kê ở trên đều là tính năng sẵn có của phần mềm. Nhưng những mong muốn đó lại không phải là mục đích chính của việc sử dụng phần mềm; tất cả những mong muốn này chỉ giải quyết nhu cầu tạm thời của nhà thuốc mà thôi:
► Thấy nhà thuốc khác sử dụng phần mềm thì mình cũng muốn dùng.
Phần mềm không phải là vật trang trí để cho nhà thuốc trông hiện đại. Nếu bạn chỉ sử dụng phần mềm vì mục đích này thì chỉ cần bất kỳ khó khăn nào trong quá trình sử dụng là bạn sẽ bỏ ngay phần mềm.
► Phần mềm sẽ tính toán hộ cho cho tôi hết và mình không phải tính nhẩm
Nếu bạn sử dụng phần mềm chỉ vì mong muốn này thì bạn cũng rất dễ ngừng sử dụng phần mềm. Đơn giản, vì bạn sẽ chẳng có số liệu chính xác nào trong phần mềm để mà tính toán nếu bạn không nhập đúng dữ liệu đầu vào cho nó. Bạn sẽ nhận ra rằng nó còn tính sai be bét hơn cả mình.
► Theo dõi hạn dùng của thuốc
– Muốn uản lý được hạn dùng của thuốc trên phần mềm, bạn cần phải xuất/nhập được hàng hóa theo nguyên tắc hạn đến trước, xuất trước (FIFO). Nhưng quy tắc này không thể áp dụng tại nhà thuốc. Vì khách hàng đôi khi bắt buộc nhà thuốc phải đổi cho họ hạn dài khi mua hàng.
– Trong thực tế, nhà thuốc chỉ có nhu cầu theo dõi hạn của khoảng 5% số lượng mặt hàng có trong nhà thuốc mà thôi. Số mặt hàng này thường rơi vào những mặt hàng có ít giao dịch và có hạn ngắn. Những mặt hàng còn lại mua về bán ngay thì không cần quản lý hạn nữa.
– Việc theo dõi và quản lý hạn dùng của thuốc trên phần mềm rõ ràng phức tạp hơn mà vẫn xảy ra sai sót so với cách thực tế các nhà thuốc đang áp dụng. Điều này sẽ làm nhà thuốc thất vọng khi quản lý hạn dùng trên phần mềm.
► Muốn nhàn trong việc vận hành nhà thuốc
Phần mềm chỉ là một công cụ trợ giúp. Nó không thể thay bạn làm hết mọi việc. Thời gian đầu, bạn phải mất công học cách sử dụng, nhập số liệu, xem các báo cáo vv… Bạn mất một khoảng thời gian nhất định để hiểu và khai thác hiệu quả công cụ này. Trong giai đoạn này, bạn sẽ cảm thấy dùng phần mềm không nhàn thêm mà chỉ thấy thêm việc. Giai đoạn đầu mới sử dụng thường như vậy. Nếu bạn không nhận thức rõ điều này thì bạn cũng sẽ mất kiên nhẫn và bỏ dùng phần mềm.
► Muốn sử dụng phần mềm để tái thẩm định cho nhà thuốc
Nếu bạn muốn sử dụng phần mềm để tái thẩm, phần mềm cần đảm bảo những điều cơ bản sau:
– Có dữ liệu cho nó bao gồm toàn bộ mặt hàng và các hóa đơn nhà thuốc của năm cuối; theo dõi được hạn dùng từ đầu vào (các phiếu nhập hàng cần có thông tin hạn và số lô để truy vấn nếu cần); tên thuốc cần ghi đúng theo tên trên vỏ thuốc (có thể bổ sung thêm tên gọi thông thường nếu muốn); Lợi nhuận bán thuốc trong phần mềm cần phải tre được khi tái thẩm định.
– Sổ theo dõi thuốc thu hồi, lưu thông tin khách hàng trên đơn có bán kháng sinh.
Đây là một nhu cầu chính đáng để nhà thuốc sử dụng phần mềm. Nhưng nhu cầu này cũng chỉ mang tính nhất thời vì phải sau 3 năm nhà thuốc mới cần phải tái thẩm. Nếu bạn chỉ sử dụng phần mềm vì mục đích này thì cũng sẽ rất khó sử dụng phần mềm vì những thói quen quản lý cũ sẽ là rào cản ngăn bạn tiếp tục sử dụng phần mềm.
► Vv…
Trong quá trình tư vấn và triển khai phần mềm cho các nhà thuốc, WEB NHÀ THUỐC luôn đưa ra cách triển khai phù hợp nhất, khuyến khích các nhà thuốc cùng triển khai như kiểm kê, nhập dữ liệu ban đầu, trao đổi những vấn đề trong thực tế quản lý (tồn kho, hàng trả thưởng, hàng hết hạn, hàng lợi nhuận âm, hạch toán chi phí xử lý như nào vv…). Đặc biệt, chúng tôi cũng nói rõ ràng cho các nhà thuốc hiểu mục đích quan trọng nhất của việc sử dụng phần mềm là xuất phát từ nhu cầu QUẢN LÝ:
► QUẢN LÝ nhằm hiểu rõ tình hình hoạt động kinh doanh của nhà thuốc thông qua số liệu cụ thể để có thể đề ra giải pháp giúp nhà thuốc hoạt động hiệu quả và phát huy hết tiềm năng. Ví dụ, bạn lắm rõ cơ cấu danh mục hàng, giá cả các mặt hàng để từ đó điều tỉ lệ hàng phổ thông/hàng tư vấn, điều chỉnh giá bán sao để cạnh tranh hơn.
► QUẢN LÝ để tạo ra động lực cho nhân viên dựa trên hiệu quả làm việc của từng nhân viên chứ không phải cào bằng. Bạn thực sự mong muốn có một công cụ đo lường hiệu quả làm việc của nhân viên, đo lường chính sách lương thưởng từ đó đem lại nhiều lợi nhuận hơn cho nhà thuốc.
► Cuối cùng, phần mềm sẽ giúp chính bạn nâng cao năng lực quản lý của mình, thay đổi những cách làm cũ kỹ kém hiểu quả và nhạy bén hơn với những biến động của đối thủ cạnh tranh.
Nếu bạn thực sự muốn sử dụng phần mềm vì mục đích này (QUẢN LÝ), bạn sẽ yêu thích việc tìm tòi, khám phá và khai thác hết khả năng của phần mềm từ đó tác động sát sườn vào lợi ích của chính bạn. Đó mới là mục đích chính của phần mềm và cũng là động lực để bạn vượt qua những khó khăn ban đầu khi bắt đầu sử dụng. Bạn hãy cùng trải nghiệm điều này với chúng tôi.
WEB NHÀ THUỐC
