Việc quản lý tài chính nhà thuốc rất cần phần mềm hỗ trợ. Phần mềm này cho phép bạn lập các báo cáo doanh thu/lợi nhuận, tổng hợp số liệu về hàng nhập, hàng xuất và dòng tiền theo khoảng thời gian bạn mong muốn. Việc này sẽ trợ giúp được chủ nhà thuốc phát huy tối đa từng đồng vốn bỏ ra, cũng như chưa theo dõi được các mục tài chính cần quản lý.
Báo cáo minh họa hoạt tổng hợp hoạt động tài chính của nhà thuốc
Vế bên trái là thể hiện tài sản hiện có của nhà thuốc đến thời điểm truy vấn báo cáo. Bạn có thể theo dõi được cả nhập xuất hàng hóa trong kỳ, các khoản khách hàng/nhà cung cấp nợ. Nếu bạn truy vấn theo khoảng thời gian: tổng nhập/xuất là tổng nhập/xuất trong kỳ xem, tổng nợ khách hàng/nhà cung cấp là tổng nợ trong kỳ; trong khi đó, tài sản hiện có và tổng giá trị kho hàng là giá trị đến thời điểm truy vấn báo cáo.
Vế bên phải là thể hiện quỹ tiền mặt hay dòng tiền của nhà thuốc đến thời điểm truy vấn báo cáo. Bạn có thể theo dõi tổng thu, tổng chi, lợi nhuận theo khoảng thời gian bạn mong muốn.
Để quản lý tài chính hoạt động tại nhà thuốc, bạn cần giám sát các chỉ tiêu sau:
1. Dòng tiền của nhà thuốc (quỹ tiền mặt): thể hiện mức độ sử dụng hiệu quả nguồn vốn.
- Nếu dòng tiền có xu hướng âm quá nhiều. Điều đó chứng tỏ bạn phải tiếp tục bỏ tiền đầu tư thêm cho nhà thuốc (chủ yếu là tiền mua thuốc). Bạn không đảm bảo được thu chi trong giai đoạn này. Trạng thái dòng tiền này thường xảy ra ở giai đoạn đầu mới mở nhà thuốc, khi bạn phải bỏ nhiều tiền ra để hoàn thiện danh mục thuốc và chi phí cho hoạt động kinh doanh.
- Nếu dòng tiền có xu hướng dương nhiều. Điều này chứng tỏ bạn có thu nhập lớn hơn chi tiêu. Nếu bạn đang ở giai đoạn đầu tư thì chứng tỏ bạn đang sử dụng đồng vốn kém hiệu quả (quay vòng vốn chưa tốt). Nhưng nếu nhà thuốc của bạn đang ở giai đoạn ổn định và bạn muốn rút một phần vốn (là phần đầu tư ban đâu) thì hoàn toán hợp lý.
- Dòng tiền có xu hướng giao động quanh mức cân bằng (thu = chi). Điều này chứng tỏ đồng vốn bạn đang quản lý quay vòng nhanh, thu lại được nhiều hiệu quả.
2. Tối ưu hóa lợi nhuận (lãi gộp): được thể hiện thông qua hai chỉ tiêu lãi gộp và lãi dòng
- Lãi dòng: chỉ tiêu thể hiện lợi nhuận từ bán thuốc và các chiết khấu thương mại khác bằng tiền mặt. Chỉ tiêu này phụ thuộc chính vào các yếu tố sau:
- Nguồn hàng nhập: Nguồn hàng nhập cần phong phú để đảm bảo nhà thuốc không bị lệ thuộc vào đơn vị phân phối nào và có được giá cả tốt nhất, cũng như đặt được bất kỳ loại thuốc nào mà khách cần. Bạn nên tập trung xây dựng mối quan hệ với các nhà phân phối ngay từ bây giờ để có được những ưu đãi từ họ (những khoản chiết khấu thương mại bằng tiền – bạn không thể có điều này nếu chỉ nhập hàng từ chợ sỉ).
- Chất lượng tư vấn: chất lượng tư vấn thường anh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận dòng. Trong danh mục hàng hóa thường có hàng nọ sẽ bù giá hàng kia. Nếu nhân viên không biết tư vấn và hỗ trợ được khách hàng thì sẽ chỉ là “khách bảo gì bán lấy”. Bạn nên phân tách doanh thu, lợi nhuận của từng nhân viên của mình để có thể theo dõi và cải tiến chất lượng tư vấn của nhà thuốc.
- Lai gôp: chỉ tiêu thể hiện lợi nhuận sau khi bạn đã trừ đi hết các chi phí kinh doanh. Đối với nhà thuốc, chi phí kinh doanh thường ít, rõ ràng và hầu hết là các chi tiêu thiết yếu. Việc cố gắng giảm thêm chi phí này thường khó thực hiện. Tuy nhiên, bạn cũng cần có công cụ giúp bạn tập hợp và quản lý chi phí kinh doanh này.
3. Theo dõi tồn kho hàng hóa: giám sát hàng tồn kho giúp chủ nhà thuốc chủ động về dữ trù hàng hóa, nhập đúng đủ những hàng hóa đáp ứng được nhu cầu khách hàng.
4. Các khoảng công nợ khách hàng/nhà cung cấp
5. Tổng số tiền đầu tư tới thời điểm hiện tại.
6. Các báo cáo doanh thu khác
- Báo cáo theo nhân viên
Giúp bạn theo dõi doanh thu, lợi nhận chi tiết của từng nhân viên theo khoảng thời gian bạn mong muốn. Giúp bạn so sánh, phân tích để đưa ra các chế độ khen thưởng như khoán doanh thu, lợi nhuận và tạo ra môi trường cạnh tranh lành mạnh giữa các nhân viên làm tăng hiệu quả quản lý.
- Báo cáo theo khách hàng
Giúp bạn theo dõi doanh thu, lợi nhận chi tiết của từng khách hàng theo khoảng thời gian bạn mong muốn. Giúp bạn theo dõi chi tiết hàng hóa bán theo ngày, theo từng khách hàng cụ thể. Qua đó, bạn lắm bắt các đơn thuốc kê cho khách để đánh giá chất lượng tư vấn của nhân viên.
- Báo cáo doanh thu, lợi nhuận theo mặt hàng
Giúp bạn theo dõi doanh thu, lợi nhận chi tiết của từng chủng loại hàng theo khoảng thời gian bạn mong muốn. Giúp bạn theo dõi chi tiết doanh thu, lợi nhuận của từng loại hàng hóa. Qua đó, bạn lắm bắt các mặt hàng bán chạy, mặt hàng phổ thông, mặt hàng lợi nhuận tốt.
- Báo cáo doanh thu, lợi nhuận theo đơn bác sỹ
Nếu bạn có nhu cầu quản lý đơn theo bác sỹ thì báo cáo này sẽ trợ giúp đắc lực cho bạn.
Việc theo dõi hai chỉ tiêu dòng tiền, lợi nhuận và các báo cáo doanh thu thường xuyên (tuần, tháng, quý) giúp bạn quản lý hoạt động tài chính nhà thuốc hiệu quả: không bị mất cân đối dòng tiền, chủ động thời gian đầu tư, thời điểm rút vốn, kiểm soát tồn kho. Đồng thời, nó trợ giúp bạn phân tích và tìm ra nguyên nhân cũng như giải pháp để tối ưu hóa lợi nhuận.
WEB NHÀ THUỐC
