1. Quản lý nhập hàng là một quy trình được tập hợp bởi các bước sau
Bước 1- Dự trù hàng hóa
Hàng hóa được dự trù căn cứ vào tồn kho hàng hóa trong kho và giới hạn cảnh báo hàng hết. Kết quả của dự trù, bạn sẽ có danh mục hàng và số lượng số lượng hàng sơ bộ để có thể nên đơn đặt hàng.
Bước 2 – Lập đơn hàng và đặt hàng từ nhà cung cấp
Bạn nên gom hàng hóa lại và đặt một lần để tối ưu hóa và tiết kiệm thời gian. Việc lập đơn hàng gọi sẽ chính thức chốt mặt hàng và số lượng hàng sẽ đặt hàng từ nhà cung cấp. Thực tế, danh mục hàng cần đặt sẽ được thành 2 loại là hàng được đặt ở chợ chỉ và hàng được nhập từ các nhà phân phối (không phải quầy ở chợ sỉ). Đây là bước quan trọng nhất trong cả quá trình nhập hàng.
Mặt hàng lấy ở chợ sỉ: hàng hóa ở chợ sỉ rất phong phú chiếm tới 80% số lượng mặt hàng trên thị trường. Tuy nhiên, không phải mặt hàng nào bạn cần đều có ở chợ. Đặc điểm hàng ở chợ sỉ thường là phải rẻ, bán với số lượng nào cũng được và không có ưu đãi gì.
Mặt hàng lấy ở nhà cung cấp: khi bạn đặt hàng, bạn phải tuân theo một số yêu cầu của nhà phân phối để nhận được ưu đãi như thời gian hưởng ưu đãi, giá trị tối thiểu của đơn hàng.
Bước 3 – Kiểm soát giao hàng và nhận hàng
Các đơn hàng đặt từ nhà cung cấp cần được ghi lại vào sổ đặt hàng để theo dõi việc giao, nhận hàng và quản lý giá.
Giao hàng từ nhà cung cấp: hàng hóa từ nhà cung cấp thường được giao từ trình dược viên, một số ít là qua công ty phân phối như Zuellige, DKSH vv… Những sai sót trong việc giao nhầm, giao chậm hàng là khá thường xuyên. Do đó, bạn cần phải kiểm soát để tránh thiệt thòi về cho nhà thuốc.
Nhận hàng của nhân viên: bạn đặt hàng, còn nhân viên thường lại là người nhận hàng. Do đó, việc ghi lại các đơn hàng giúp nhân viên kiểm hàng và nhận đúng hàng mà nhà thuốc đặt, tránh sai sót không đáng có.
Quản lý giá thuốc: Thuốc là mặt hàng thường xuyên biến động, có khi biến động ngay cả trong ngày Giá thuốc được quyết định căn cứ theo giá thị trường (mặt bằng giá tại khu vực bạn kinh doanh). Do đó, việc điều chỉnh giá và có chiến lược giá được coi là một bí quyết kinh doanh của nhà thuốc.
Bước 4 – Theo dõi các khoản mua chịu và quản lý công nợ từ các nhà cung cấp
Trên mối phiếu nhập, bạn đều có thể ghi khoản nợ nhà cung cấp rất đợn giản và thuận tiện. Nó giúp cho các bạn theo dõi được các đơn nhập đang nợ từ nhà cung cấp nào. Còn thông qua các phiếu chi tiền cũng giúp bạn theo dõi được khoản trả nợ.
2. Quản lý xuất hàng là một quy trình được tập hợp bởi các bước sau
Bước 1 – Giao tiếp khách hàng và tư vấn.
Đây là bươc quan trọng nhất trong bán hàng nhằn tạo ra ấn tượng ban đầu với khách hàng và trợ giúp khách hàng ra quyết định mua hàng. Kỹ năng giao tiếp thể hiện trình độ bán hàng của nhân viên bán hàng. Trong khi kỹ năng tư vấn thể hiện kiến thức của nhân viên bán hàng. Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình bán hàng.
Bước 2 – Lấy hàng và ghi lại hàng hóa bán
Hàng hóa xuất bán cần được quản lý chặt chẽ bằng việc ghi chép lại vào sổ bán hàng hoặc sử dụng phần mềm để giảm thiểu các sai sót cũng như có số liệu phục vụ cho việc tính toán doanh thu, lỗ/lãi tại nhà thuốc. Việc ghi lại hàng hóa vào sổ sách thường mất thời gian và ngại làm đối với nhân viên nhà thuốc.
Bước 3 – Giao hàng và thu tiền
Bước này chỉ đơn giản là tính tiền, thu tiền, trả tiền thửa rồi giao hàng cho khách. Bước này thường hay xảy ra sai sót cho việc tính nhầm tiền hàng, trả nhầm tiền cho khách.
Bước 4 – Quản lý và thu hồi các khoản nợ của khách hàng
Hiện tại, hầu hết các nhà thuốc đang hoạt động theo mô hình bán lẻ. Nhưng việc phát sinh các khoản nợ với khách hàng thường khó tránh vì nhiều lý do: khách hàng quên hoặc thiếu tiền, khách đặt mua nhưng chưa thanh toán, khách mua chịu. Việc theo dõi theo dõi và thu hồi các khoản nợ này là rất cần thiết để tránh thất thoát hoặc quên mất.
Tại mỗi phiếu bán hàng đều cho bạn ghi nợ cho khách hàng rất đơn giản và thuận tiện. Với việc ghi chú rõ ràng trên phiếu bán hàng bạn sẽ biết khách hàng nợ và nợ vì lý do gì. Đồng thời, phần mềm giúp bạn theo dõi và truy thu các khoản nợ rõ ràng mà khách hàng không thể thắc mắc gì.
3. Những đặc điểm của công việc quản lý xuất-nhập hàng hóa tại nhà thuốc
- Danh mục mặt hàng tại nhà thuốc lên tới cả nghìn mặt hàng, giá cả lại thường xuyên biến động gây khó khăn cho việc kiểm soát, xác lập chiến lược giá phục vụ cạnh tranh.
- Nhiều sai sót do yếu tố chủ quản của nhân viên tại các khâu nhận hàng, tính tiền và thu tiền từ khách.
- Mất thời gian cho việc tổng hợp số liệu doanh thu, lãi/lỗ
- Việc quản lý công việc xuất-nhập ở nhà thuốc được thể hiện ở những điểm sau:
- Giám sát các quy trình được thực hiện đúng.
- Giảm thiểu những sai sót do con người gây ra ở các khâu nhậy cảm
- Đảm bảo đủ số liệu và số liệu đúng để lên các báo cáo doanh thu, lãi/lỗ
- Việc quản lý công việc xuất-nhập ở nhà thuốc được thể hiện ở những điểm sau:
- Giám sát các quy trình được thực hiện đúng.
- Giảm thiểu những sai sót do con người gây ra ở các khâu nhậy cảm.
- Đảm bảo đủ số liệu và số liệu đúng để lên các báo cáo doanh thu, lãi/lỗ.
- Quản lý giá nhập, giá bán dễ dàng và thuận tiện đáp ứng chiến lược giá cho cạnh tranh.
- Giám sát công nợ nhà cung cấp, theo dõi và thu hồi các khoản nợ của khách hàng.
WEB NHÀ THUỐC
