Chuẩn bị GPP là bước đầu tiên mà mọi nhà thuốc đều phải thực hiện trước khi được cấp giấy chứng nhận. Tuy nhiên, nhiều nhà thuốc lại mắc cùng một sai lầm ngay từ giai đoạn chuẩn bị GPP: hỏi người quen đã từng mở nhà thuốc hoặc thuê đơn vị làm hồ sơ rồi xem đó là giải pháp lâu dài.
Trong quá trình chuẩn bị GPP, người hướng dẫn sẽ hỗ trợ hoàn thiện biểu mẫu, sắp xếp hồ sơ và hướng dẫn các bước để vượt qua thẩm định. Sau khi được cấp giấy chứng nhận, công việc của họ kết thúc và chủ nhà thuốc quay trở lại ưu tiên lớn nhất là bán hàng.
Mỗi ngày, nhà thuốc phải xử lý rất nhiều công việc như nhập hàng, tư vấn khách, quản lý nhân viên, theo dõi doanh thu và giải quyết các vấn đề phát sinh. Vì vậy, những đầu việc duy trì GPP như ghi sổ theo dõi, cập nhật dữ liệu lên phần mềm, kiểm tra thuốc cận hạn hay theo dõi nhiệt độ, độ ẩm dần bị đẩy xuống cuối danh sách ưu tiên.
Đây không phải là do chủ nhà thuốc thiếu trách nhiệm. Vấn đề nằm ở chỗ nhiều người chỉ được hướng dẫn chuẩn bị GPP để đạt yêu cầu cấp giấy, chứ chưa có quy trình giúp duy trì GPP trong suốt quá trình vận hành.
Chính vì vậy, không ít nhà thuốc chỉ bắt đầu rà soát hồ sơ khi nghe tin sắp có thanh tra hoặc đến kỳ tái thẩm định. Lúc đó, nhiều biểu mẫu có thể bổ sung, nhưng những bằng chứng về việc duy trì GPP trong suốt quá trình hoạt động thì không thể làm lại.
Trong bài viết này, Webnhathuoc sẽ chỉ ra 5 lỗi sai phổ biến khi chuẩn bị GPP mà nhiều nhà thuốc đang mắc phải và cách khắc phục để việc tuân thủ GPP trở nên đơn giản, bền vững hơn.
5 lỗi cơ bản khi chuẩn bị GPP nhà thuốc cần tránh
Lỗi 1: Điều kiện bảo đảm thuốc không đạt
Vì sao nhiều nhà thuốc mắc?
Sau khi được cấp GPP, việc theo dõi điều kiện bảo quản thường bị xem là công việc mang tính thủ tục. Khi tập trung bán hàng, nhiều cơ sở quên kiểm tra hoặc ghi nhận không đầy đủ.
Những lỗi thường gặp
- Không bật điều hòa hoặc thiết bị duy trì điều kiện bảo quản.
- Không theo dõi, ghi nhận nhiệt độ và độ ẩm theo quy định.
- Nhiệt ẩm kế chưa được hiệu chuẩn đúng thời hạn.
- Thuốc được bảo quản không đúng điều kiện ghi trên nhãn.
Rủi ro
- Có thể bị xử phạt hành chính từ 5–10 triệu đồng và bị đánh giá không đáp ứng điều kiện GPP.
Tự kiểm nhanh
- Điều hòa bảo quản có hoạt động đúng không?
- Nhật ký nhiệt độ, độ ẩm hôm nay đã có chưa?
- Nhiệt ẩm kế còn hiệu lực hiệu chuẩn không?
- Có thuốc nào đang được bảo quản sai điều kiện không?
Lỗi 2: Bán thuốc kê đơn không đúng quy định
Vì sao nhiều nhà thuốc mắc?
Nhiều khách quen hoặc khách cũ mua thuốc nhưng không mang đơn. Nhà thuốc vẫn bán nhưng không lưu lại thông tin để chứng minh việc cấp phát đúng quy định.
Những lỗi thường gặp
- Không lưu đơn thuốc.
- Không lưu thông tin người bệnh.
- Không có căn cứ để giải trình khi kiểm tra.
Rủi ro
- Có thể bị xử phạt từ 10–20 triệu đồng.
Tự kiểm nhanh
- Mọi giao dịch thuốc kê đơn hôm nay đã có đơn hoặc thông tin lưu trữ chưa?
- Có thể truy xuất ngay khi đoàn kiểm tra yêu cầu không?
Lỗi 3: Hồ sơ và sổ GPP không được duy trì đầy đủ
Vì sao nhiều nhà thuốc mắc?
Trong giai đoạn mở nhà thuốc, hồ sơ thường được chuẩn bị rất đầy đủ. Tuy nhiên, sau khi đi vào hoạt động, nhiều hồ sơ không còn được cập nhật thường xuyên vì không có người nhắc việc.
Những lỗi thường gặp
- Không ghi đầy đủ các sổ theo dõi theo quy định (10 sổ).
- Hồ sơ không được cập nhật thường xuyên.
Rủi ro
- Có thể bị xử phạt từ 5–10 triệu đồng và bị đánh giá chưa đáp ứng nguyên tắc Thực hành tốt cơ sở bán lẻ thuốc (GPP).
Tự kiểm nhanh
- Các sổ theo dõi hôm nay đã được ghi đầy đủ chưa?
- Hồ sơ có được cập nhật đúng thời điểm không?
Lỗi 4: Dữ liệu liên thông không đầy đủ
Vì sao nhiều nhà thuốc mắc?
Nhiều cơ sở nghĩ rằng chỉ cần cài phần mềm là đã hoàn thành việc liên thông dữ liệu. Thực tế, dữ liệu chỉ có giá trị khi được cập nhật đầy đủ và liên tục trong quá trình hoạt động hằng ngày.
Những lỗi thường gặp
- Không có hợp đồng phần mềm hợp lệ.
- Phần mềm không được cài đặt trên máy tính tại quầy.
- Không cập nhật dữ liệu nhập hàng, bán hàng đầy đủ.
Rủi ro
- Có thể bị xử phạt từ 5–10 triệu đồng.
Tự kiểm nhanh
- Phần mềm còn hoạt động bình thường không?
- Dữ liệu nhập và bán hàng hôm nay đã được cập nhật chưa?
- Có giao dịch nào chưa được liên thông không?
Lỗi 5: Kinh doanh vượt phạm vi được cho phép
Vì sao nhiều nhà thuốc mắc?
Một số sản phẩm được nhập về theo nhu cầu của khách hàng nhưng không thuộc phạm vi kinh doanh ghi trên Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược. Nhiều nhà thuốc không kiểm tra phạm vi được cấp phép trước khi nhập hoặc bán nên dễ vi phạm quy định.
Những lỗi thường gặp
- Bán thuốc ngoài phạm vi được cấp phép (ví dụ: quầy thuốc bán thuốc kê đơn ngoài danh mục thiết yếu hoặc nhà thuốc bán thuốc kiểm soát đặc biệt nhưng chưa đăng ký).
- Không kiểm tra phạm vi kinh doanh trước khi nhập hoặc bán thuốc.
Rủi ro
- Có thể bị xử phạt từ 20–30 triệu đồng.
Tự kiểm nhanh
- Danh mục thuốc đang kinh doanh có phù hợp với phạm vi được cấp phép không?
- Có sản phẩm nào đang bán nhưng chưa được phép kinh doanh không?
Đa số các lỗi GPP không gây hậu quả ngay lập tức. Nhà thuốc vẫn có thể hoạt động bình thường nên rất khó nhận ra những công việc đang bị bỏ sót mỗi ngày. Chỉ đến khi có thanh tra hoặc kỳ tái thẩm định, những khoảng trống trong quá trình tuân thủ mới bộc lộ.
Vì vậy, nếu ngày mai đoàn thanh tra đến, bạn có chắc nhà thuốc của mình không mắc một trong 5 lỗi trên?
Nếu câu trả lời là “chưa chắc”, điều bạn cần không phải là chờ đến kỳ tái thẩm định mới rà soát hồ sơ, mà là có một quy trình giúp kiểm tra, nhắc việc và duy trì GPP mỗi ngày.
Tham gia cộng đồng GPP Đồng Hành để nhận miễn phí:
- ✅ Checklist tự kiểm GPP hằng ngày.
- ✅ Cập nhật quy định mới dành riêng cho nhà thuốc.
- ✅ Hướng dẫn khắc phục các lỗi GPP thường gặp.
- ✅ Chia sẻ kinh nghiệm và giải đáp từ đội ngũ chuyên môn.
👉 Cộng đồng GPP Đồng Hành: https://zalo.me/g/5d7zsmque9xpwbljncu
