1. Những tiêu chuẩn để xây dựng nhà thuốc đạt chuẩn GPP
GPP (Good Pharmacy Practices): “Thực hành tốt nhà thuốc” bộ nguyên tắc cơ bản về chuyên môn và đạo đức trong thực hành nghề nghiệp tại nhà thuốc (nguyên tắc quản lý và tiêu chuẩn kỹ thuật) để bảo đảm việc sử dụng thuốc được chất lượng, hiệu quả và an toàn.
GPP là tiêu chuẩn cuối cùng trong 5 tiêu chuẩn thực hành tốt (GPs) trong quy trình đảm bảo chất lượng thuốc: Từ khâu sản xuất (Thực hành tốt sản xuất thuốc – GMP), kiểm tra chất lượng (Thực hành tốt kiểm nghiệm thuốc – GLP), tồn trữ bảo quản (Thực hành tốt bảo quản thuốc – GSP), lưu thông phân phối (Thực hành tốt phân phối thuốc – GDP) và phân phối đến tay người bệnh (Thực hành tốt nhà thuốc – GPP).
Theo tiêu chuẩn GPP hiện nay, cơ sở bán lẻ thuốc phải đạt các tiêu chuẩn theo 03 nội dung cốt lõi là (i) nhân sự; (ii) cơ sở vật chất, kỹ thuật và (iii) các hoạt động chủ yếu (mua thuốc, bán thuốc, bảo quản thuốc). Khi xây dựng một nhà thuốc đạt chuẩn GPP bạn cần đảm bảo về khả năng thực hiện các nguyên tắc chính sau:
Tiêu chuẩn về cơ sở vật chất
Để đạt chuẩn về cơ sở vật chất cho một nhà thuốc thực hành tốt theo tiêu chuẩn GPP, diện tích tối thiểu của nhà thuốc phải đạt ít nhất 10m2 và được thiết kế sao cho đảm bảo đầy đủ không gian bố trí và cách sắp xếp thuốc, tuân thủ đúng quy định (khu trưng bày, khu bảo quản, khu mỹ phẩm, v.v…). Ngoài ra, trang thiết bị cũng như phương tiện cần thiết để bảo quản thuốc phải được đảm bảo đầy đủ và hiệu quả.
Đối với các loại thuốc bán lẻ không kèm bao bì, các dược sĩ cần ghi rõ tên thuốc, hàm lượng, nồng độ và hướng dẫn cụ thể để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong việc cung cấp thông tin cho khách hàng.
Nếu sử dụng phần mềm quản lý nhà thuốc, cần có danh sách 100,000 mã thuốc liên thông với cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý nhà thuốc, và cũng có thể thêm các thuốc cơ sở khác với đầy đủ thông tin để tiện lợi trong quản lý. Tất cả những yêu cầu trên đều nhằm đảm bảo sự an toàn, chất lượng và hiệu quả trong việc cung cấp dịch vụ và sản phẩm của nhà thuốc.
Tiêu chuẩn về nhân sự
Điều 18, Luật dược; Thông tư 02/2018/TT-BYT) Ngời phụ trách chuyên môn của nhà thuốc có bằng tốt nghiệp đại học ngành dược. Người phụ trách chuyên môn của quầy thuốc tối thiểu có bằng tốt nghiệp trung cấp ngành dược, phải có Chứng chỉ hành nghề dược theo quy định hiện hành.
Cơ sở bán lẻ thuốc là nhà thuốc, nhân viên trực tiếp tham gia bán thuốc, giao nhận, bảo quản thuốc, quản lý chất lượng thuốc, pha chế thuốc phải có bằng cấp chuyên môn từ trung cấp dược trở lên và có thời gian thực hành nghề nghiệp phù hợp với công việc được giao. Người trực tiếp pha chế thuốc, người làm công tác dược lâm sàng phải có bằng tốt nghiệp đại học ngành dược.
Cơ sở bán lẻ thuốc là quầy thuốc, nhân viên trực tiếp tham gia bán thuốc, giao nhận, bảo quản thuốc, quản lý chất lượng thuốc phải có bằng cấp chuyên môn từ sơ cấp dược trở lên và có thời gian thực hành nghề nghiệp phù hợp với công việc được giao. Nhân viên cung cấp thông tin cho người mua thuốc độc, thuốc kê đơn phải là người phụ trách chuyên môn hoặc người có văn bằng chuyên môn dược từ trung cấp ngành dược trở lên.
Tất cả các nhân viên không đang trong thời gian bị kỷ luật từ hình thức cảnh cáo trở lên có liên quan đến chuyên môn y, dược. Nhân viên phải đƣợc đào tạo ban đầu và cập nhật về tiêu chuẩn Thực hành tốt bán lẻ thuốc.
Ngoài các bằng cấp, người làm việc tại nhà thuốc cần có chứng chỉ hành nghề Dược và giấy chứng nhận đủ điều kiện hành nghề để mở quầy thuốc tây chuẩn GPP ( giấy chứng nhận này sẽ được xét điều kiện lại một lần sau 3 năm).
Để đảm bảo sự chuyên nghiệp và gọn gàng, nhân viên làm việc tại nhà thuốc phải mặc áo blouse trắng, đeo biển ghi họ tên và chức vụ, ăn mặc sạch sẽ. Điều này sẽ giúp tạo sự tin tưởng và đáp ứng nhu cầu khách hàng về sự an toàn và chất lượng của sản phẩm được bán tại nhà thuốc.
Tiêu chuẩn về hoạt động
Đảm bảo việc thực hiện đầy đủ và chính xác các hoạt động ghi chép, lưu trữ và bảo quản hồ sơ, giấy tờ liên quan đến hoạt động kinh doanh thuốc tối thiểu trong vòng 1 năm tính từ thời điểm thuốc hết hạn.Hồ sơ hoặc sổ sách lưu trữ các dữ liệu liên quan đến bệnh nhân có đơn thuốc hoặc các trƣờng hợp đặc biệt (bệnh nhân mạn tính, bệnh nhân cần theo dõi….) đặt tại nơi bảo đảm để có thể tra cứu kịp thời khi cần.
Người phụ trách nhà thuốc cần tuân thủ các quy định về quảng cáo và không được thực hiện bất kỳ hành vi lôi kéo khách hàng, quảng cáo sản phẩm thuốc tây trái phép, nhằm đảm bảo sự an toàn và hiệu quả của việc sử dụng thuốc tây cho người dân.
Việc tuân thủ các quy định và điều kiện trên là rất quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh thuốc tây được thực hiện đúng quy trình, đáp ứng yêu cầu về chất lượng, an toàn và hiệu quả.
2. Những nguyên tắc sắp xếp thuốc trong nhà thuốc đạt chuẩn GPP
Nguyên tắc thứ nhất: Sắp xếp thuốc trong nhà thuốc theo từng nhóm mặt hàng riêng biệt
Những loại thuốc có số lượng và thương hiệu vô cùng đa dạng, do đó cần phân loại chúng thành các nhóm mặt hàng riêng biệt như: dược phẩm dùng để điều trị bệnh, thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, thiết bị y tế,… Để tránh sai sót trong quá trình sắp xếp và lấy thuốc cho khách hàng, nhà thuốc cần có danh mục các nhóm thuốc được trưng bày rõ ràng, dễ nhận biết.
Nếu nhà thuốc không sử dụng công nghệ để quản lý, nhân viên cần nhận biết các loại mặt hàng và sắp xếp thuốc trong kho cũng như ngoài quầy một cách hợp lý, dễ dàng tìm kiếm, kiểm tra thuốc.
Một số cách nhận biết thuốc như sau:
- Hộp thuốc sẽ có ghi số đăng ký bằng chữ – số được cấp – năm cấp.
- Nơi sản xuất: VN là thuốc nhập khẩu, VD, VS, V,…là thuốc sản xuất trong nước.
- Thông thường, thuốc sx được chia thành 2 nhóm là: Thuốc kê đơn và thuốc không kê đơn, Dược sĩ cần sắp xếp thuốc kê đơn và không kê đơn để đảm bảo không gây nhầm lẫn và ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe người dùng.
Thuốc không kê đơn được phân loại dựa theo Thông tư 23 về quy định Danh mục thuốc không kê đơn (gồm 250 hoạt chất).
- Thuốc kê đơn phân thành 30 nhóm dựa vào công văn 1517/BYT-KCB Hướng dẫn thực hiện Quy chế kê đơn thuốc trong điều trị ngoại trú.
- Thuốc không kê đơn được phân loại dựa trên Thông tư 23 về quy định Danh mục thuốc không kê đơn với hơn 250 hoạt chất. Các thuốc kê đơn được phân thành 30 nhóm dựa vào công văn 1517/BYT-KCB Hướng dẫn thực hiện Quy chế kê đơn thuốc trong điều trị ngoại trú.
Nhận biết thực phẩm chức năng:
Số đăng ký ghi trên hộp là số công bố tiêu chuẩn (SCBTC): Số được cấp/ năm cấp/ YT-CNTC và có dòng chữ: Thực phẩm chức năng, thực phẩm dinh dưỡng hoặc Sản phẩm này không phải là thuốc và không có tác dụng thay thế thuốc chữa bệnh.
Nguyên tắc thứ 2: Sắp xếp thuốc theo nhóm yêu cầu bảo quản
Để đảm bảo chất lượng thuốc và tránh làm biến đổi thành phần của các loại thuốc, mọi nhà thuốc đều cần tuân thủ tiêu chuẩn về nhiệt độ trong nhà thuốc. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những loại thuốc có tính chất nhạy cảm, chẳng hạn như vắc xin, thuốc đông máu hoặc những sản phẩm dễ phân hủy, dễ bay hơi.
- Các loại thuốc kháng sinh hay thuốc hạ sốt,…thì yêu cầu bảo quản chỉ cần ở điều kiện thường.
- Các loại Vắc xin, viên đạn hạ sốt hay những sản phẩm có mùi, dễ bay hơi, dễ phân hủy thì cần phải có khu vực bảo quản và nhiệt độ bảo quản đặc biệt.
- Tổ chức và sắp xếp nhà thuốc sao cho khoa học và hợp lý sẽ giúp tăng hiệu quả, chất lượng công việc của nhân viên, đồng thời đảm bảo sức khỏe và an toàn cho người sử dụng thuốc.
Nguyên tắc thứ 3: Tùy theo yêu cầu của quy định chuyên môn hiện hành
Để đảm bảo một nhà thuốc hoạt động hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của khách hàng, việc sắp xếp và quản lý thuốc trong nhà thuốc là vô cùng quan trọng. Theo đó, nhà thuốc cần phải tuân thủ quy định hiện hành về sắp xếp và bảo quản thuốc đúng cách để đảm bảo tính an toàn và hiệu quả của từng loại thuốc.
- Các loại thuốc thuộc nhóm độc bảng A, B hay hàng chờ xử lý phải được sắp xếp riêng trong khu vực riêng và đảm bảo được nhiệt độ, điều kiện bảo quản đúng quy định quy chế chuyên môn ngành Dược hiện hành.
- Hàng chờ xử lý: Cần được xếp vào khu vực riêng và được gắn nhãn “Hàng chờ xử lý”.
- Các loại thuốc dễ vỡ, chất lỏng cũng cần phải được để trong khu vực đặc biệt cũng như tuyệt đối không xếp chồng lên các loại khác hay chồng lên nhau để tránh các tai nạn xảy ra.
Để sắp xếp thuốc trong nhà thuốc, theo quy định hiện hành cần tuân thủ:
- Theo nhóm tác dụng dược lý: Sắp xếp các loại thuốc theo tác dụng dược lý để thuận tiện cho việc tìm kiếm và sử dụng. Ví dụ, nhóm thuốc kháng sinh, nhóm thuốc an thần, nhóm thuốc tim mạch, vv.
- Theo công thức hóa học: Sắp xếp các loại thuốc theo công thức hóa học để giúp cho việc tìm kiếm và sử dụng thuốc dễ dàng hơn.
- Theo hãng sản xuất: Sắp xếp các loại thuốc theo hãng sản xuất để giúp cho việc quản lý, theo dõi và tiếp cận với các thông tin về sản phẩm dễ dàng hơn.
- Dạng thuốc: Sắp xếp các loại thuốc theo dạng để giúp cho việc sử dụng và quản lý thuận tiện hơn, ví dụ như các loại thuốc uống, thuốc tiêm, thuốc ngoài da, vv.
Nguyên tắc thứ 4: Đảm bảo khả năng dễ tìm, dễ lấy, dễ thấy và dễ kiểm tra
Với quy mô sản phẩm lớn và đa dạng trong mô hình kinh doanh nhà thuốc, việc sắp xếp thuốc theo nguyên tắc đồng nhất là một trong những yếu tố cốt lõi giúp tăng tốc quá trình bán hàng và đảm bảo quản lý kho, quầy thuốc chính xác nhất. Các phần mềm quản lý nhà thuốc được sử dụng phổ biến để đảm bảo quá trình này diễn ra nhanh chóng, chính xác và dễ dàng quản lý nhất.
Việc sắp xếp thuốc theo nguyên tắc đồng nhất giúp cho khách hàng dễ dàng tìm kiếm sản phẩm cần thiết và giảm thời gian tìm kiếm. Đồng thời, việc quản lý kho, quầy thuốc sẽ trở nên dễ dàng hơn và giảm thiểu rủi ro khi nhân viên sử dụng nhầm thuốc hoặc mất hàng.
Để đáp ứng được sự đa dạng về sản phẩm, nhiều nhà thuốc sử dụng phần mềm quản lý để quản lý và tổ chức các sản phẩm theo nguyên tắc đồng nhất. Phần mềm quản lý nhà thuốc giúp cho việc sắp xếp thuốc trở nên dễ dàng hơn và giảm thiểu được sai sót trong quá trình quản lý. Thông qua các tính năng tiện ích của phần mềm, nhân viên có thể tìm kiếm, quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả và nhanh chóng.
Nguyên tắc thứ 5: Sắp xếp thuốc trong nhà thuốc theo nguyên tắc FEFO &FIFO
- Nguyên tắc FEFO (First Expired First Out): Sản phẩm thuốc có hạn sử dụng ngắn hơn sẽ được sắp xếp ở trước, trong khi các sản phẩm có hạn sử dụng dài hơn sẽ được đặt ở phía sau. Đảm bảo rằng các sản phẩm thuốc không hết hạn sử dụng sẽ được sử dụng đúng cách và không bị lãng phí.
- Nguyên tắc FIFO (First In First Out): Các sản phẩm thuốc sẽ được sắp xếp theo thứ tự đến trước – xuất trước. Các sản phẩm thuốc nhập trước sẽ được xuất trước và các sản phẩm thuốc sản xuất trước sẽ được xuất trước đảm bảo rằng các sản phẩm đã bán được thay thế bằng sản phẩm mới nhất để đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Nguyên tắc thứ 6: Sắp xếp các tài liệu, văn phòng phẩm, tư trang
Để quản lý tài liệu, văn phòng phẩm và tư trang hiệu quả trong nhà thuốc, cần phải tuân thủ một số nguyên tắc sắp xếp như sau:
- Phân loại tài liệu: Tài liệu cần được phân loại theo từng loại và đặt trong các hộp tài liệu đúng chủ đề. Để tìm kiếm và sử dụng tài liệu thuận tiện, nên ghi chú ngày tháng, tên và số hiệu của tài liệu lên mặt ngoài của hộp tài liệu.
- Sắp xếp tài liệu theo thứ tự: Tài liệu trong hộp nên được sắp xếp theo thứ tự từ mới đến cũ, hoặc theo thứ tự chữ cái để dễ dàng tìm kiếm.
- Bảo quản tài liệu đúng cách: Tài liệu cần được bảo quản trong môi trường khô ráo, thoáng mát và tránh ánh nắng trực tiếp. Nếu có nhiệt độ hoặc độ ẩm cao, có thể làm ảnh hưởng đến chất lượng của tài liệu.
- Sắp xếp văn phòng phẩm: Các loại văn phòng phẩm cần được sắp xếp vào ngăn kéo hoặc kệ đúng vị trí quy định. Nên đánh số hoặc dán nhãn lên mặt hàng để dễ dàng tìm kiếm.
- Sắp xếp tư trang: Tư trang của Dược sĩ chuyên môn không được để trong khu vực quầy thuốc. Thay vào đó, nên sắp xếp chúng trong tủ hoặc kệ riêng biệt và đánh số, nhãn để dễ dàng quản lý.
- Sắp xếp đồ vệ sinh: Đồ vệ sinh và dụng cụ phục vụ việc vệ sinh cần được sắp xếp vào tủ hoặc kệ đúng vị trí và đóng gói đầy đủ, tránh tiếp xúc với các loại thuốc.
- Việc sắp xếp tài liệu, văn phòng phẩm và tư trang đúng cách trong nhà thuốc là một phần quan trọng của quản lý nhà thuốc. Nếu được thực hiện đúng cách, sẽ giúp tăng hiệu quả trong việc tìm kiếm và sử dụng các loại tài liệu và tránh nhầm lẫn khi bán hàng.
Webnhathuoc Plus – Giải pháp quản lý nhà thuốc chuẩn GPP hiệu quả nhất
Không chỉ là cách sắp xếp thuốc, cách bố trí quầy thuốc trong nhà thuốc theo cách xếp thuốc đạt chuẩn GPP, Dược sĩ cần phải kiểm soát và quản lý mọi vấn đề trong nhà thuốc để loại bỏ nguy cơ sai sót trong quá trình kê đơn. Đây là thời điểm mà các cửa hàng sử dụng phần mềm quản lý nhà thuốc sẽ có thể tối ưu được quy trình một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất.
Webnhathuoc Plus là phần mềm quản lý nhà thuốc đã liên thông cơ sở dữ liệu với Cục Quản lý Dược Quốc gia. Theo đó, các cửa hàng thuốc sẽ có thể quản lý toàn bộ thuốc tại quầy, trong kho một cách dễ dàng và tiết kiệm thời gian báo cáo với Cục quản lý Dược Quốc gia.
Với lượng sản phẩm thuốc vô cùng đa dạng về mẫu mã, thương hiệu và cách đóng gói, việc phân loại và quản lý thuốc trở nên phức tạp và đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác. Tuy nhiên, Phần mềm quản lý nhà thuốc Webnhathuoc Plus là một công cụ mạnh mẽ giúp cho việc quản lý nhà thuốc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Luôn kiểm soát quầy và kho thuốc một cách chính xác
Bằng việc liên kết cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia với hơn 100,000 mã thuốc, bạn có thể dễ dàng quản lý toàn bộ danh mục, nhóm thuốc và hoạt tính của từng loại thuốc một cách chính xác và chi tiết nhất.
Đặc biệt, hạn sử dụng là yếu tố vô cùng quan trọng trong khi kinh doanh thuốc và việc kê đơn có thuốc hết hạn sử dụng là yếu tố tuyệt đối cấm kỵ để bảo vệ quyền lợi của khách hàng. Tuy nhiên, đây lại là việc không hề dễ với bất kỳ người quản lý nào bởi việc kiểm soát lô nhập và hạn sử dụng của toàn bộ loại thuốc là rất khó khăn.
Phần mềm quản lý nhà thuốc Webnhathuoc Plus ứng dụng tính năng hiển thị lô – hạn sử dụng khi kê đơn cho khách sẽ giúp Dược sĩ loại bỏ nguy cơ kê đơn hết hạn cho khách hàng của mình. Đồng thời, Webnhathuoc Plus còn hỗ trợ theo dõi và cảnh báo thông tin về thuốc sắp hết để giúp chủ nhà thuốc lên kế hoạch nhập hàng phù hợp, giảm thiểu tình trạng thiếu hàng không kịp dự trù.
Quản lý toàn bộ lịch sử kê đơn
Thuốc là một sản phẩm kinh doanh đặc biệt, vì sự an toàn và sức khỏe của khách hàng là yếu tố quan trọng hàng đầu. Vì vậy, việc quản lý và lưu trữ toàn bộ thông tin về đơn hàng và kê đơn của khách hàng là một yêu cầu bắt buộc đối với các cửa hàng thuốc.
Với Webnhathuoc Plus, quản lý và lưu trữ lịch sử mua hàng, đơn thuốc của toàn bộ khách hàng, từ đó giúp Dược sĩ phụ trách đơn thuốc, ca làm có thể dễ dàng kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết. Ngoài ra, hệ thống quản lý thuốc của Webnhathuoc Plus còn giúp bạn quản lý lượng tồn kho, giá bán và các giao dịch một cách tự động, giúp dễ dàng theo dõi doanh thu, chi phí và lợi nhuận kinh doanh.
Với tính năng quản lý quầy, hạn chế tối đa các nguy cơ trục lợi từ nhân viên, như việc tự tăng giá bán hoặc lấy thuốc để bán ra ngoài kiếm lời riêng. Bằng cách đồng bộ giá bán và lượng tồn kho trên phần mềm sẽ giảm thiểu nguy cơ thất thoát không rõ nguyên nhân.
Webnhathuoc Plus không chỉ là một hệ thống quản lý cửa hàng thuốc thông minh, mà còn giúp bạn nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng trưởng doanh thu kinh doanh. Bằng việc tập trung vào sự an toàn và sức khỏe của khách hàng, Webnhathuoc Plus sẽ giúp tạo ra một môi trường mua sắm thuốc an toàn và tin cậy cho khách hàng của mình.
Theo dõi báo cáo và đánh giá tình hình kinh doanh một cách hiệu quả
Tương tự như các loại hình kinh doanh khác, kinh doanh nhà thuốc là một lĩnh vực mang tính nhạy cảm vì liên quan trực tiếp đến sức khỏe của khách hàng. Do đó, việc quản lý tồn kho, chi phí, doanh thu và lợi nhuận là rất quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả. Với phần mềm quản lý nhà thuốc Webnhathuoc Plus công cụ đắc lực hỗ trợ một cách tối đa về việc quản lý.
Để đạt chuẩn GPP, việc sắp xếp thuốc theo cách đúng đắn là vô cùng quan trọng. Điều này sẽ giúp bạn tăng cường sự tin tưởng của khách hàng và đảm bảo rằng toàn bộ quá trình kinh doanh đều đạt chất lượng cao nhất. Ngoài ra, hệ thống báo cáo chi tiết của Webnhathuoc Plus sẽ giúp bạn theo dõi chi tiết về tình hình kinh doanh của cửa hàng, bao gồm báo cáo bán hàng, nhập hàng, kho và tài chính. Với những thông tin này, chủ nhà thuốc có thể quản lý tổng quát cửa hàng một cách chính xác nhất.
Không chỉ giúp bạn quản lý tổng quan, Webnhathuoc Plus còn hỗ trợ việc kê đơn thuốc và quản lý toàn bộ quá trình mua hàng của khách hàng. Điều này giúp đối chiếu và đánh giá dễ dàng khi có vấn đề xảy ra. Hơn nữa, hệ thống quản lý thuốc, giá bán và lượng tồn kho được cập nhật tự động theo từng giao dịch trên phần mềm, giúp loại bỏ được nguy cơ trục lợi từ nhân viên và theo dõi doanh thu, chi phí và lợi nhuận kinh doanh một cách chính xác nhất.
Chúng tôi hy vọng rằng những chia sẻ trên của Web nha thuoc sẽ giúp nhà thuốc của bạn hoạt động hiệu quả và đạt được sự tin tưởng của khách hàng.
Bài viết liên quan:
CHI PHÍ MỞ NHÀ THUỐC CẦN BAO NHIÊU?
KINH NGHIỆM KINH DOANH DƯỢC PHẨM MANG LẠI LỢI NHUẬN
3 GÓI TÍCH HỢP MỚI: WEBNHATHUOC PLUS NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ THUỐC
